Een evenementenlocatie mag ruwweg 15 tot 30 kilometer van de dichtstbijzijnde snelweg liggen zonder dat gasten dit als problematisch ervaren, mits de reistijd via goed begaanbare wegen beperkt blijft tot ongeveer 20 minuten. Voor grootschalige events waarbij honderden mensen met de auto komen, is de werkelijke reistijd vanuit heel Nederland belangrijker dan de afstand tot de snelweg zelf. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over bereikbaarheid en wat dat betekent voor jouw evenement.
Hoeveel kilometer van de snelweg is nog acceptabel voor gasten?
Voor de meeste gasten geldt een maximale afstand van 20 tot 25 kilometer van de snelweg als comfortabel, zolang de laatste kilometers via een duidelijke, vlotte route verlopen. Zodra de afstand oploopt naar 30 kilometer of meer, begint een deel van de gasten dit als omslachtig te ervaren, zeker als de weg smal of onbekend is.
Wat gasten eigenlijk beoordelen, is niet de kilometer op de kaart maar de extra reistijd na de afrit. Tien kilometer over een rechte provinciale weg duurt misschien vijftien minuten. Tien kilometer door een dorp met stoplichten en kruispunten kan al snel twintig tot vijfentwintig minuten kosten. De beleving van bereikbaarheid zit dus in de kwaliteit van de route, niet alleen in de afstand.
Praktisch gezien zijn er drie factoren die de acceptabele afstand bepalen:
- Routekwaliteit: brede wegen, duidelijke bewegwijzering en weinig obstakels maken een grotere afstand acceptabel
- Parkeercapaciteit: als gasten weten dat parkeren geregeld is, accepteren ze een langere rit
- Type evenement: voor een exclusief automotive event rijden mensen graag verder dan voor een standaard netwerkborrel
Wat is het verschil tussen bereikbaarheid per auto en per OV?
Bereikbaarheid per auto en per openbaar vervoer zijn twee compleet verschillende grootheden. Per auto draait het om reistijd en parkeermogelijkheden; per OV gaat het om de combinatie van reisfrequentie, overstappen en de loopafstand naar de locatie. Voor grootschalige zakelijke evenementen is autobereikbaarheid vrijwel altijd de primaire factor.
Bij events met 500 tot 1000 gasten komt het grootste deel met de auto. OV-verbindingen naar evenementenlocaties buiten stadscentra zijn vaak beperkt, en een locatie die op vijf kilometer van het dichtstbijzijnde station ligt, is praktisch gezien niet per OV bereikbaar voor mensen zonder shuttleservice.
Dat wil niet zeggen dat OV irrelevant is. Voor bepaalde doelgroepen, zoals jongere medewerkers in grote steden, speelt OV-bereikbaarheid wel mee in de locatiekeuze. De oplossing die veel organisaties kiezen, is een eigen shuttlebus van het station naar de locatie. Zo combineer je de voordelen van een ruim buitenterrein met toegankelijkheid voor gasten zonder auto.
Wil je meer weten over wat een goede evenementenlocatie onderscheidt op het gebied van bereikbaarheid en faciliteiten? Dan is het verstandig om dit vroeg in je planningsproces mee te nemen.
Welke bereikbaarheidseisen stellen grote organisaties aan een eventlocatie?
Grote organisaties stellen doorgaans drie concrete eisen aan de bereikbaarheid van een eventlocatie: maximaal 90 minuten reistijd vanuit de grootste steden, voldoende parkeercapaciteit zonder extra kosten, en een locatie die via navigatie eenvoudig te vinden is. Hoe groter het evenement, hoe strikter deze eisen worden gehanteerd.
Eventmanagers en HR-verantwoordelijken die events plannen voor 500 of meer personen, denken actief na over de logistiek voor hun gasten. Een locatie die mooi is maar slecht te vinden, levert reputatieschade op. Een locatie met te weinig parkeerruimte zorgt voor chaos bij aankomst en vertrek, wat de beleving direct aantast.
Naast de logistieke eisen speelt exclusiviteit van het terrein een grote rol. Grote organisaties willen niet dat hun gasten door een locatie lopen die tegelijkertijd een ander evenement host. De bereikbaarheid van een locatie is dus niet alleen de weg ernaartoe, maar ook de ervaring als gasten eenmaal gearriveerd zijn.
Bekijk ook onze evenementeninspiratie voor een overzicht van wat organisaties zoeken in een locatie voor grootschalige events.
Maakt de ligging in centraal Nederland een evenementenlocatie aantrekkelijker?
Ja, een centrale ligging in Nederland maakt een evenementenlocatie aantrekkelijk voor nationale events. Vanuit een centrale locatie is de maximale reistijd voor gasten uit de uithoeken van Nederland beperkt, wat betekent dat meer mensen bereid zijn te komen zonder een overnachting te boeken.
Nederland heeft een compacte geografie, maar de spreiding van bevolking en bedrijven is ongelijk. De Randstad herbergt de meeste medewerkers en klanten, maar ook regio’s als Brabant, Gelderland en Groningen leveren gasten. Een locatie in het midden van het land zorgt ervoor dat niemand meer dan anderhalf uur hoeft te rijden, wat de drempel voor deelname aanzienlijk verlaagt.
Voor internationale gasten geldt een vergelijkbaar voordeel. Een locatie in Midden-Nederland ligt op rijafstand van grensregio’s in Duitsland en België, wat relevant is voor bedrijven met internationale teams of klanten.
Hoe bereken je de reistijd voor gasten vanuit heel Nederland?
Je berekent de reistijd voor gasten door de locatie in te voeren in een routeplanner vanuit de vijf of zes meest relevante herkomstlocaties van jouw gasten, en vervolgens de gemiddelde en maximale reistijd te bepalen. Gebruik daarvoor de verwachte aankomsttijden op een doordeweekse dag, want files beïnvloeden de reistijd aanzienlijk.
Een handige aanpak is de zogeheten isochrone methode: je tekent cirkels op de kaart op basis van reistijd, bijvoorbeeld 30, 60 en 90 minuten rondom de locatie. Zo zie je in één oogopslag hoeveel procent van je doelgroep binnen welke reistijd valt. Gratis tools zoals Google Maps of gespecialiseerde planningstools ondersteunen dit.
Houd bij je berekening ook rekening met:
- Piekdrukte op de A6 en A28 als je gasten uit de Randstad verwacht
- Vertrektijden spreiden om opstoppingen bij de locatie zelf te voorkomen
- Parkeercapaciteit koppelen aan aankomstpieken, zodat je weet of de locatie het aankomstvolume aankan
Hoe FlevoNice helpt met bereikbaarheid voor jouw evenement
FlevoNice ligt in Biddinghuizen, midden in Nederland, en is goed bereikbaar via de A6. Vanuit Amsterdam, Utrecht en Zwolle rij je er zo naartoe, en ook vanuit Düsseldorf of Alkmaar ben je er binnen anderhalf uur. Dat maakt ons terrein een logische keuze voor nationale events waarbij gasten uit het hele land komen.
- Meer dan 2000 parkeerplekken op het afgesloten terrein, zodat aankomst en vertrek georganiseerd verlopen
- Centrale ligging in Midden-Nederland, maximaal 90 minuten rijden voor het grootste deel van Nederland
- Shuttleservice mogelijk vanuit het dichtstbijzijnde station voor gasten zonder auto
- Exclusief terreingebruik voor jouw event, geen andere gasten of events tegelijkertijd
- 20 hectare terrein met ruimte voor 100 tot 1000+ gasten, binnen én buiten
Wil je weten of FlevoNice past bij jouw event? Lees meer over wie wij zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw wensen.
Gerelateerde artikelen
- Hoe kies je een evenementenlocatie voor een productintroductie?
- Welke evenementenlocaties zijn geschikt voor een nieuwjaarsreceptie?
- Wat is beter voor je evenement, een hal of een buitenlocatie?
- Hoe organiseer je een CO2-neutraal evenement?
- Wat zijn de 5 grootste kostenposten bij het organiseren van een groot evenement?
