Voor een staand evenement reken je gemiddeld op 6-8 hapjes per persoon per uur en 2-3 drankjes per uur. Bij een borrel van 2 uur plan je dus 12-16 hapjes en 4-6 drankjes per persoon. De exacte hoeveelheid hangt af van het tijdstip, de duur van je evenement en of er nog een maaltijd volgt.
Hoeveel hapjes en drankjes heb je per persoon nodig bij een staande receptie?
Voor een staande receptie gebruik je de vuistregel van 6-8 hapjes per persoon per uur. Voor drankjes reken je op 2-3 glazen per persoon per uur, afhankelijk van het tijdstip en de doelgroep. Voor een borrel van 1,5 uur plan je dus 9-12 hapjes en 3-5 drankjes per persoon.
De timing van je evenement maakt een groot verschil. Bij een lunchreceptie (11:00-13:00) eten mensen meer dan bij een avondborrel, waarna ze nog gaan dineren. Plan daarom bij een lunchevenement 10-12 hapjes per persoon voor 2 uur, terwijl je bij een pre-dinnerborrel kunt volstaan met 6-8 hapjes.
Voor drankjes geldt dat de alcoholconsumptie hoger ligt tussen 17:00-19:00 dan tijdens de lunchuren. Zorg altijd voor voldoende alcoholvrije opties: ongeveer 30-40% van je gasten kiest hiervoor. Een goede verdeling is 60% alcoholische dranken, 25% frisdranken en 15% koffie/thee.
| Type receptie | Duur | Hapjes per persoon | Drankjes per persoon |
|---|---|---|---|
| Lunchreceptie | 2 uur | 12-16 | 4-5 |
| Borrel | 1,5 uur | 9-12 | 3-4 |
| Pre-dinner | 1 uur | 6-8 | 2-3 |
Wat bepaalt hoeveel catering je nodig hebt voor jouw evenement?
De duur van je evenement is de belangrijkste factor bij het berekenen van cateringhoeveelheden. Daarnaast spelen het tijdstip, de samenstelling van je gasten en het seizoen een grote rol in hoeveel mensen eten en drinken.
Het tijdstip bepaalt grotendeels de eetlust van je gasten. Een receptie van 11:30-13:30 vervangt de lunch, dus mensen eten meer. Een borrel van 15:00-17:00 valt tussen maaltijden in, waardoor de consumptie lager ligt. Bij avondevenementen na 18:00 drink je meer alcohol en eet je hartigere hapjes.
Je doelgroep maakt ook verschil. Zakelijke evenementen hebben vaak een lagere consumptie dan informele feesten. Mannen eten gemiddeld 20% meer dan vrouwen, en jongere gasten (25-40 jaar) drinken meestal meer alcohol dan oudere bezoekers.
Seizoensinvloeden zijn belangrijk voor je planning. In de winter drink je meer warme dranken en eet je zwaardere hapjes. Zomerevenementen vragen om meer koude dranken en lichte bites. Ook de locatie speelt mee: bij outdoor evenementen drink je meer dan binnen.
Welke cateringopties passen het beste bij verschillende soorten staande evenementen?
Voor netwerkborrels kies je voor kleine, makkelijk eetbare hapjes die je met één hand kunt pakken. Denk aan minibroodjes, kaasblokjes en bitterballen. Bij productlanceringen werk je met elegantere canapés en signature cocktails die passen bij je merk.
Bedrijfsfeesten vragen om meer variatie omdat mensen langer blijven. Plan dan een mix van warme en koude hapjes, en van zoete en hartige opties. Grote bedrijfsevenementen combineren vaak een borrel met een buffet of walking dinner.
Bij beurzen en vakbeurzen ligt de focus op snelle, praktische catering. Bezoekers lopen rond en willen niet lang stilstaan bij het eten. Koffie, thee en kleine snacks werken hier het beste. Voor exposanten die de hele dag aanwezig zijn, voeg je een lunchoptie toe.
Automotive events en productdemonstraties vragen om robuuste catering die goed werkt in een industriële omgeving. Denk aan stevig brood, warme hapjes en veel koffie. Deze evenementen hebben vaak een informele sfeer waarin comfortfood goed werkt.
Hoe voorkom je tekorten of verspilling bij je evenementcatering?
Plan altijd een buffer van 5-10% extra catering om tekorten te voorkomen. Voor hapjes betekent dit dat je bij 100 gasten rekent op 105-110 personen. Bij drankjes is een buffer van 10-15% verstandig, vooral voor populaire opties zoals bier en wijn.
Ga realistisch om met no-shows. Bij zakelijke evenementen reken je op 5-10% uitval; bij gratis evenementen kan dit oplopen tot 15-20%. Vraag altijd om bevestiging van aanwezigheid en stuur enkele dagen voor het evenement een reminder.
Verdeel je catering slim over de tijd. Serveer niet alle hapjes tegelijk, maar in twee of drie rondes. Dit voorkomt dat alles in het begin wordt opgegeten en houdt de kwaliteit beter. Plan 60% van de hapjes in het eerste uur en 40% in de rest van de tijd.
Communiceer duidelijk met je cateraar over flexibiliteit. Sommige leveranciers kunnen last-minute aanpassingen maken als je merkt dat bepaalde items sneller opraken. Zorg voor een contactpersoon tijdens het evenement die snel kan bijsturen waar nodig.
Hoe FlevoNice helpt met cateringplanning voor jouw evenement
Wij helpen je met realistische cateringplanning, gebaseerd op onze ervaring met honderden evenementen van 100 tot 1000+ gasten. Door onze kennis van verschillende evenementformats kunnen we je adviseren over de juiste hoeveelheden voor jouw specifieke situatie.
Bij FlevoNice krijg je volledige vrijheid in je cateraarkeuze. Je kunt werken met je eigen leverancier of kiezen uit ons netwerk van betrouwbare partners. Wij ondersteunen bij:
- Capaciteitsplanning – berekening van de juiste hoeveelheden per evenementtype
- Logistieke ondersteuning – aansluitingen, koeling en serveerruimte in ons paviljoen
- Flexibele opstellingen – binnen in de hal of buiten op het terrein
- Praktische faciliteiten – keukenvoorzieningen en opslag voor grote evenementen
- Ervaring met alle formats – van netwerkborrels tot automotive events en beurzen
Ons terrein van 20 hectare biedt alle ruimte voor creatieve cateringconcepten, van foodtrucks tot pop-uprestaurants. Als familiebedrijf denken we graag mee over praktische oplossingen die passen bij jouw budget en wensen. Neem contact met ons op om te bespreken hoe we je kunnen helpen met de perfecte cateringplanning voor jouw evenement.
