Ja, bij veel evenementenlocaties mag je een eigen cateraar meenemen, maar dit is zeker niet overal vanzelfsprekend. Traditionele congrescentra en grote hallen werken vaak met verplichte horecapartners, terwijl flexibelere locaties je de vrijheid geven om zelf te kiezen. Het antwoord hangt dus volledig af van de locatie die je kiest. In dit artikel lees je waar je op moet letten, wat de voordelen zijn en hoe je dit praktisch regelt.
Welke locaties staan een eigen cateraar toe?
Locaties die een eigen cateraar toestaan, zijn doorgaans flexibele, zelfstandig geëxploiteerde eventterreinen zonder vaste horecacontracten. Denk aan buitenlocaties, privéterreinen en multifunctionele evenementenlocaties die werken op basis van terreinverhuur. Grote zalen zoals congrescentra of beursgebouwen hebben vrijwel altijd een exclusief contract met een cateraar, waardoor je geen alternatief mag inzetten.
Het verschil zit hem in het verdienmodel van de locatie. Een locatie die verdient aan horecaomzet, heeft er belang bij dat jij hun cateraar gebruikt. Een locatie die puur op ruimteverhuur verdient, heeft dat belang niet en geeft je dus meer vrijheid. Bij het zoeken naar een evenementenlocatie met vrijheid is het slim om dit direct bij de eerste kennismaking te vragen.
Praktisch gezien zijn dit de locatietypes die doorgaans een eigen cateraar toestaan:
- Privéterreinen en buitenlocaties op basis van terreinverhuur
- Landgoederen en boerderijlocaties met flexibele verhuurconcepten
- Multifunctionele outdoor eventlocaties
- Locaties waarbij catering expliciet als optionele dienst wordt aangeboden
Wat zijn de voordelen van een eigen cateraar op een evenement?
De grootste voordelen van een eigen cateraar zijn kostenbesparing, inhoudelijke controle en een betere aansluiting op je doelgroep. Je kiest precies wat past bij het karakter van je evenement, zonder verplichte menukaarten of vaste prijsafspraken waar je niet omheen kunt.
Concreet levert het je dit op:
- Lagere kosten: Je onderhandelt rechtstreeks met de cateraar en betaalt geen opslag die via de locatie loopt.
- Passend aanbod: Wil je streetfood, een BBQ, een formeel diner of een specifiek thema? Dat regel je zelf.
- Branding: Eigen cateraars passen zich aan jouw huisstijl en communicatie aan, wat bijdraagt aan een consistent evenementgevoel.
- Betrouwbaarheid: Als je al jaren met een cateraar werkt, weet je wat je krijgt. Geen verrassingen op de dag zelf.
- Dieetwensen en allergieën: Jij bepaalt hoe hiermee wordt omgegaan, zonder afhankelijk te zijn van een standaardaanbod.
Vooral voor grotere events met 500 tot 1000 gasten of meer maakt dit een merkbaar verschil, zowel in beleving als in budget.
Zijn er risico’s aan het meenemen van een eigen cateraar?
Ja, er zijn een paar risico’s, maar die zijn goed beheersbaar als je ze vooraf goed regelt. Het grootste risico is dat de cateraar niet goed is voorbereid op de locatie, de infrastructuur of de logistiek. Dat kan leiden tot vertraging, tekorten of problemen met hygiëne en voedselveiligheid.
Andere aandachtspunten:
- Vergunningen: Controleer of de cateraar beschikt over de juiste vergunningen voor het schenken van alcohol en het bereiden van eten op een externe locatie.
- Infrastructuur: Heeft de cateraar toegang tot stroom, water en een geschikte werkplek? Stem dit vooraf af met de locatie.
- Aansprakelijkheid: Leg contractueel vast wie verantwoordelijk is bij incidenten rondom voeding of bediening.
- Afvalverwerking: Spreek af wie verantwoordelijk is voor opruimen en afvoer van cateringmateriaal en etensresten.
Zolang je deze punten vooraf bespreekt met zowel de locatie als de cateraar, zijn de risico’s minimaal.
Wat moet je regelen als je een eigen cateraar meeneemt?
Als je een eigen cateraar meeneemt, moet je een aantal praktische zaken vooraf afstemmen met zowel de locatie als de cateraar zelf. Begin hier minimaal zes tot acht weken voor het evenement mee, zodat je geen verrassingen krijgt op de dag.
Dit is wat je concreet moet regelen:
- Toestemming van de locatie: Bevestig schriftelijk dat een externe cateraar is toegestaan en onder welke voorwaarden.
- Locatieverkenning door de cateraar: Plan een bezoek zodat de cateraar de ruimte, stroomaansluitingen, watervoorziening en logistiek kent.
- Vergunningen en certificaten: Vraag een kopie op van de horecavergunning, voedselveiligheidsregistratie en eventuele slijtersvergunning.
- Tijdlijn en opbouw: Spreek af wanneer de cateraar opbouwt, wanneer het eten klaarstaat en hoe de afbouw verloopt.
- Back-upplan: Wat gebeurt er als er iets uitvalt? Een goede cateraar heeft hier een antwoord op.
Bekijk voor meer inspiratie over het organiseren van grootschalige evenementen ook onze evenementeninspiratie, met praktische tips voor verschillende eventformats.
Hoeveel scheelt het om zelf een cateraar te kiezen?
Het financiële voordeel van een eigen cateraar verschilt per situatie, maar in de praktijk bespaar je regelmatig een aanzienlijk deel van je cateringbudget doordat je de tussenmarge van de locatie omzeilt. Locaties met een verplichte cateraar rekenen vaak een opslag van 20 tot 40 procent bovenop de werkelijke cateringkosten.
Ter illustratie, een indicatieve vergelijking:
- Verplichte locatiecateraar (500 personen): Vaste menuopties, hogere stuksprijzen, beperkte onderhandelingsruimte
- Eigen cateraar (500 personen): Directe prijsafspraken, flexibel menu, mogelijkheid om te vergelijken tussen aanbieders
Naast het directe kostenvoordeel heb je ook indirect voordeel: je kiest een cateraar die past bij de schaal van je event en je hoeft niet te betalen voor diensten die je niet nodig hebt. Voor events met een strak budget of een specifiek culinair concept is dit een relevant verschil.
Hoe FlevoNice helpt met volledige vrijheid rondom catering
Bij FlevoNice werken we volgens het sleutelprincipe: jij krijgt de sleutel van het terrein en richt alles in zoals jij dat wilt. Dat betekent ook dat je volledig vrij bent in je keuze voor een cateraar. We verplichten niets, maar kunnen je wel ondersteunen als je dat prettig vindt.
Wat je bij ons kunt verwachten:
- Geen verplichte horecapartner, jij kiest je eigen cateraar
- Ruime infrastructuur: stroom, water en werkruimte beschikbaar voor externe cateraars
- 20 hectare terrein met binnen- en buitenruimte, geschikt voor 100 tot 1000+ gasten
- Exclusief terreingebruik, geen andere events op dezelfde dag
- Optionele ondersteuning bij het vinden van geschikte cateraars via ons netwerk
- Volledige brandingvrijheid, ook rondom de horeca-opstelling
Wil je weten hoe dit er in de praktijk uitziet voor jouw evenement? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wat kost het organiseren van een vakbeurs voor 500+ bezoekers?
- Welke evenementenlocaties liggen centraal in Nederland?
- Hoe organiseer je een motorlancering met testrijmogelijkheden?
- Wat zijn de 5 beste evenementenlocaties met binnen én buiten ruimte?
- Hoe kies je een evenementenlocatie voor een jaarcongres?
